Acquistare stampanti per la PA non è solo questione di prezzo iniziale: il TCO (Total Cost of Ownership) include toner, manutenzione e consumi energetici. Vediamo come scegliere e cosa specificare nel capitolato.
Mono vs colore: quando serve cosa
- Mono A4: ideale per uffici amministrativi (delibere, lettere, moduli). Costo TC bassissimo (1-2 cent/pag).
- Colore A4: utile per servizi al cittadino, stampa cartelle stampa, materiale promozionale. Costo TC: 8-15 cent/pag.
- A3 mono o colore: per ufficio tecnico/urbanistica (planimetrie, mappe). Macchine più costose.
Multifunzione (MFC) o stampante semplice?
Per uffici PA conviene sempre il multifunzione: stampa, scansiona, copia, fax (sempre meno usato). Il costo aggiuntivo è ammortizzato dalla riduzione di scanner separati.
Funzioni MFC essenziali:
- ADF duplex (alimentatore automatico fronte-retro) per scansionare velocemente fascicoli
- Scansione a email/cartella di rete con autenticazione utente
- Print release con badge: l'utente stampa solo quando è davanti alla macchina (privacy + risparmio)
- OCR integrato per documenti ricercabili
I modelli più richiesti dalle PA
Brother MFC-L8390CDW (colore A4)
30 ppm, ADF, fronte/retro automatico. Costo macchina ~600 €. Consigliato per uffici 5-15 persone.
HP LaserJet Pro 4002dw (mono A4)
40 ppm, fronte/retro, network. ~350 € MePA. Affidabile, ricambi facili. Consigliato per piccolo ufficio o stanza dirigenza.
Canon i-SENSYS X 1238i (mono A4 multifunzione)
38 ppm, ADF reverse, 1.000 € circa. Robusta, ottima per uffici protocollo.
Konica Minolta bizhub C257i (colore A3)
Multifunzione professionale 25 ppm A3. Costo elevato (3-5k €) ma ammortizzato in 3-5 anni. Per ufficio tecnico, urbanistica.
Contratti All-Inclusive: conviene?
Anziché comprare stampante + toner separatamente, alcuni fornitori offrono contratti all-inclusive: tu paghi un canone mensile (es. 60€/mese) e ricevi:
- Macchina sempre nuova (rotazione 4-5 anni)
- Tutti i toner inclusi
- Manutenzione, sostituzione parti, intervento on-site
- Stampe illimitate (o pacchetto X mila pagine/mese)
Pro: costo prevedibile, niente sorprese (toner che esaurisce in attesa di gara).
Contro: nel lungo termine può costare di più; vincolo contrattuale 36-60 mesi.
Calcolo TCO triennale tipo
Esempio: ufficio comunale 10 persone, 50.000 pagine/anno mono.
| Voce | Acquisto + ricambi | All-inclusive |
|---|---|---|
| Macchina (3 anni) | 800 € | incluso |
| Toner (4 toner/anno × 3 = 12 × 80€) | 960 € | incluso |
| Manutenzione/intervento | ~600 € | incluso |
| Tamburo (1 sostituzione) | 120 € | incluso |
| Totale 3 anni | 2.480 € | 2.160 € (60€/mese × 36) |
In questo caso l'all-inclusive conviene leggermente. Va valutato caso per caso.
Cosa specificare nel capitolato MePA
- Velocità minima ppm (in simplex, non duplex)
- Capacità mensile dichiarata (duty cycle)
- Garanzia 3 anni on-site next-business-day
- Disponibilità toner originali e compatibilità driver Windows/Linux
- Conformità GDPR: cifratura HDD/SSD interno, autenticazione utente, log accessi
- Energy Star + Blue Angel (sostenibilità ambientale)
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