La conservazione digitale a norma AgID e obbligatoria per documenti pubblici. Cosa significa, quanto costa, quali fornitori scegliere.
Cosa significa "conservazione a norma"
La conservazione digitale a norma e il processo che garantisce autenticita, integrita, leggibilita e reperibilita dei documenti informatici nel tempo, secondo regole AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).
Riferimenti normativi
- CAD (Codice Amministrazione Digitale - DLgs 82/2005)
- DPCM 3/12/2013: regole tecniche conservazione
- Linee Guida AgID documento informatico (Determinazione AgID 407/2020)
- eIDAS (Reg. UE 910/2014)
Cosa va conservato (e per quanto)
| Documento | Durata conservazione |
|---|---|
| Fatture elettroniche | 10 anni |
| Libri contabili | 10 anni |
| Contratti pubblici | 20 anni |
| Atti notarili | illimitata |
| Cartelle cliniche | illimitata |
| Email PEC ricevute | 10 anni |
Come funziona il processo
- Documento prodotto (es. fattura, delibera, determina)
- Firma digitale o sigillo elettronico
- Marca temporale RFC 3161
- Versamento nel sistema di conservazione
- Indicizzazione metadati
- Verifiche periodiche di integrita
- Rinnovo firme se in scadenza
Fornitori qualificati AgID
Solo i conservatori accreditati AgID possono erogare il servizio a una PA. I principali:
- Aruba PEC (costo: ~0,80 €/GB/anno)
- InfoCert
- Namirial
- Postel
- Indicom (gruppo Crif)
Costi tipici per un Comune
Per un Comune di 5.000 abitanti che produce ~3.000 documenti/anno:
- Conservazione dedicata: 1.500-3.000 €/anno
- Conservazione condivisa via Anagrafe Nazionale (gratis se attiva)
- Una tantum setup: 500-1.500 €
L'errore piu grave
Conservare documenti su NAS o disco rigido. Anche se cifrato e con backup. NON e a norma. Audit AgID o GdF possono contestare e applicare sanzioni.
Vedi anche come funziona la fattura elettronica B2G.